上周我一个在区发改委的哥们儿，晚上11点半给我发微信，说领导明天要一份季度工作总结，3000字，他盯着空白文档坐了两个小时，一个字没写出来。
我说你把这段时间做了什么事列给我，我帮你理个框架。
他发了十几条语音，我整理了一下关键信息丢给Claude，两分钟出了一份完整的工作总结框架。他照着框架填了半小时，交稿了。
第二天他跟我说，写完之后感觉其实也不难，就是不知道从哪儿开始。
我相信很多人都有这个感受。公文写作不难，难的是面对空白文档的那一刻。AI能帮你跨过这个坎。
我自己用AI写各种材料已经快三个月了，从工作总结、会议纪要到汇报材料、调研报告，前前后后写了大概四五十份。踩了不少坑，也摸索出了一套比较靠谱的方法。
AI写公文，不是让AI替你写，是让AI帮你搭框架。
这个区别很重要。你直接让ChatGPT「帮我写一份工作总结」，它给你出来的东西大概率是空话套话堆砌，毫无信息量，你根本没法用。
正确的用法是，你自己脑子里有内容，知道这段时间做了什么事、有哪些数据、有哪些亮点和问题，但不知道怎么组织成一篇规范的公文。这时候你把这些素材喂给AI，让它帮你搭框架、调语序、润色措辞。
打个比方，你手上有一堆食材，AI帮你的是写菜单和摆盘，不是替你买菜。
这个原则搞清楚了，后面所有的方法才有意义。
我按自己的经验分了一下类。
非常适合用AI的，工作总结、会议纪要、汇报材料、情况通报、调研报告。这几种材料的共同特点是，信息你都有，就是需要组织成规范的格式和措辞。AI最擅长的就是这个。
可以用但需要大量修改的，领导讲话稿、方案规划、述职报告。这种材料需要比较强的个人风格和观点，AI给你的只能是底稿，你自己改的部分会很多。
不建议用AI的，涉密文件、批示件、纪律处分材料。这些材料对措辞的准确性要求极高，一个字用错可能引发严重后果，AI没法保证这种精度。
我个人的使用频率是这样的，工作总结和会议纪要用AI辅助的频率最高，基本每篇都用。汇报材料大概70%的篇幅是AI搭的框架，30%是我自己改的。
主力是Claude。不是我偏心，是写公文这个场景Claude确实比ChatGPT更合适。Claude的中文措辞更接近体制内的表达习惯，不容易出现那种「AI味」很浓的句式，什么「众所周知」「不言而喻」这种，Claude基本不会用。
而且Claude对格式要求的遵循度更高。你跟它说「按照工作总结的规范格式，分三个部分，每部分有小标题」，它出来的结构就很规整。ChatGPT有时候会自作主张加一些你觉得多余的部分。
备选是ChatGPT。有些材料需要更活泼一点的表达，比如内部交流的汇报材料或者演讲稿，ChatGPT的文字更灵活一些。
Kimi和通义千问我也有朋友在用，它们对中文语境的理解确实不错，特别是通义千问处理政策类文本的时候，引用的政策文件有时候比Claude还准确。但整体写作质量，我还是觉得Claude更稳定。
工作总结是我写得最多的类型，说说我的方法。
第一步，列素材。不要直接让AI写，先把自己这段时间做了什么事一条一条列出来。比如我上个月帮一个街道办写的季度总结，素材就是他们给我的这些，完成了XX专项整治行动、处理了XX件群众诉求、组织了XX次培训、推进了XX项目进度。
第二步，给AI搭提示词。我摸索出来的模板大概是这样。
你是一个机关单位的文字工作者，请根据以下素材写一份XX季度工作总结。
要求，总字数3000字左右，分三个部分，第一部分工作回顾，第二部分存在问题，第三部分下一步计划。语言风格要求规范严谨，符合机关公文写作规范。
素材如下，
1. 完成了XX专项整治，共检查XX家单位，整改XX项问题
2. 处理群众诉求XX件，办结率XX%
3. ...
第三步，检查修改。AI出的初稿你看一遍，重点检查数据对不对、表述有没有夸大或者缩小、有没有漏掉重要的工作。这一步我一般会改掉30%到40%的内容。
说实话，刚开始用的时候我改得更多，大概50%都要重写。用多了之后提示词越来越精准，AI出来的质量也提高了，现在基本改个20%到30%就行。
这个方法我在写周报的文章里也提到过，底层逻辑是一样的，先有素材再让AI组织，而不是让AI凭空捏造。
会议纪要是AI帮公文里面最省力的。
我的做法是这样的。开会的时候正常录音或者做笔记，会后把录音转文字。现在的录音转文字工具很多，讯飞、通义听悟都行，准确率已经很高了。
转成文字之后，直接丢给AI，提示词很简单。
请根据以下会议记录整理一份正式的会议纪要。
要求，
1. 按议题分类，每个议题包含讨论内容和决定事项
2. 明确每项工作的责任人和完成时限
3. 剔除闲聊和重复内容
4. 总字数控制在1500字以内
会议记录如下，
...
5分钟出稿，你检查一下重点有没有遗漏、责任人有没有写错就行。
有个细节需要注意。会议录音转文字之后，里面会有大量的口头禅、重复表述、跑题讨论。你自己在转文字的时候先快速过一遍，删掉明显无用的部分再给AI，效果会好很多。不然AI有时候会把一些无关紧要的讨论也写进纪要里，还得你再删。
这块跟AI做会议笔记的思路是一样的，先预处理再让AI整理，比自己手动从零写快至少5倍。
第一个坑，数据瞎编。有一次我让AI写一份调研报告，里面有「XX区常住人口XX万」这种数据，我没细看就交了。结果领导说这个数字不对，实际是XX万。原因是AI根据上下文推测了一个数字，不是真实的。
从那以后我定了一条死规矩，AI出来的稿件里每一个数据、每一个百分比、每一条引用，必须逐一核实。宁可多花10分钟核实，也不能在数据上出错。
第二个坑，语气太AI。刚用AI的时候我经常偷懒，AI出来的东西改都不怎么改就交了。结果领导说怎么最近写的材料读起来都一个味儿。后来我才知道，AI有一个固定的写作模式，喜欢用排比、喜欢用四字成语堆砌、喜欢每段开头都是「一是」「二是」「三是」。
解决方案很简单，拿到AI的稿子之后，至少把排比句拆掉两三个，加几句你自己习惯的表达方式，感觉就不一样了。
第三个坑，提示词太笼统。早期我经常就写「帮我写一份工作总结」，然后抱怨AI写得太空。后来才明白，问题不在AI，在我自己给的素材太少了。你给的信息越具体，出来的东西越能用。
分段喂素材比一次全丢效果好。如果你要写一份5000字的调研报告，不要把所有素材一次性丢给AI，它容易丢失信息。分成几段喂，第一段给背景和目标，等它输出框架后，再逐段补充具体内容。
让AI先写提纲，你确认后再写全文。这个习惯能省很多返工时间。先让AI根据你的素材列一个提纲，你看一下结构合不合理，调整之后再让它展开写。如果直接写全文，写到一半发现结构不对，重写更费时间。
保存好的提示词模板。你常用的几种公文类型，比如工作总结、会议纪要、汇报材料，每种都调试出一份好用的提示词模板存下来。下次直接复制粘贴改个素材就行，不用每次从头写。
我自己存了大概七八个模板，现在每次写材料基本就是选模板、填素材、出稿、检查修改，四步搞定。
这些模板我也整理在我的提示词包里了，跟其他AI办公工具的用法是一套的。
我用AI写了三个月的公文，最大的感受是，它确实能帮你省很多时间。以前一个3000字的工作总结我要写半天，现在大概一小时就能搞定，质量还比以前高。
但我也清楚地知道，AI不会替你思考，不会替你判断哪些工作值得重点写、哪些问题需要如实反映。这些是写公文最核心的部分，也是AI做不了的。
AI帮你解决的是效率和格式的问题，让你把精力省下来放在内容本身。
说到底，一个好的公文写作者和AI之间的关系，不是替代，是配合。你负责思考和信息把关，AI负责表达和排版。
磨平一些信息差。
我把工作总结、会议纪要、汇报材料、调研报告这四种最常用的公文写作提示词模板，全部调试好了放在提示词全家桶里。复制粘贴改个素材就能用，不用自己从头摸索。
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